Командировочные не выдаются авансом, какие могут быть налоговые последствия. Что делать, если не выплачивают положенные командировочные после увольнения? Если не выплачивают командировочные

Бюджетное учреждение при проведении Мероприятия за счет средств субсидии из бюджета не предусмотрело финансирование суточных по командировке сотрудника, оплата за проживание сотрудника осуществлялась безналичным путем на счет организатора Мероприятия по договору об участии специалистов в Мероприятии. Направление сотрудника в командировку осуществлялось на основании приказа учреждения с оформлением командировочного удостоверения. Командировка продолжалась несколько дней, сотрудник не возвращался ежедневно домой. При возвращении сотрудника из командировки авансовый отчет им предоставлен не был.Какие должны быть действия администрации учреждения во избежании штрафных санкций за невыплату суточных (если они существуют)?

Ответ

В любом случае, даже если цели поездки не достигнуты, расходы на проезд, проживание и суточные работодатель обязан. Это следует из положений статьи 168 ТК, п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, и разъяснено в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6.

Поэтому во избежание штрафных санкций работодатель должен начислить и выплатить сотруднику суточные. В противном случае он может понести ответственность в соответствии со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Работодатели иногда задаются вопросом, можно ли не выплачивать суточные при командировке своим сотрудникам. Этот вопрос резонный, поскольку на работодателя и так возлагаются все расходы, связанные с работой. Как решить такой вопрос?

О чем заботится работодатель

За редким исключением в пакет оплат работодателя при выезде сотрудника в командировку входят:

• Расходы на транспорт.
• Оплата телефонной связи и интернета.
• Оформление документов (если требуется).
• Медицинская страховка (при выезде за границу).
• Иные представительские расходы.

Прочие затраты: питание, покупка средств гигиены и прочего – являются личными расходами работника, которые он несет и в повседневной жизни, вне зависимости от того, в командировке находится человек или нет.

Питание, покупка средств гигиены и прочего являются личными расходами работника.

Что говорит закон

Согласно абз. 3 п. 11 Положения о служебных командировках, работодатель не имеет права уходить от оплаты суточных своему сотруднику в командировке. Причем оплачивать нужно календарные дни, а не рабочие. Праздничные и , проведенные в командировке, оплачиваются по повышенному тарифу. Время на дорогу до места и обратно обязательно входит в период командировки, и за это время также необходимо начислять суточные. Если во время командировки работник заболел, обратился врачу и получил больничный лист – это время также необходимо оплатить.

Единственная ситуация, когда возможна командировка без суточных, – это служебная поездка, из которой работник возвращается в тот же день домой. В этом случае не предусмотрена, и при нарушении этого правила на данные расходы налоговая инспекция при проверке наложит обязательство платить НДФЛ и страховые взносы.

А вот есть ли необходимость оставаться на месте выполнения служебной задачи на ночь – решает работодатель. При этом нужно учесть дальность расстояния до постоянного места жительства работника, качество транспортного сообщения и наличие возможности и времени отдыха перед следующим рабочим днем.

Таким образом, по нашему мнению, для применения вышеуказанной ответственности работодателя перед работником необходимо, чтобы: · обязанность выплаты была установлена Трудовым кодексом; · срок выплаты был нормативно установлен. К таким выплатам относятся: — Выплаты при временной нетрудоспособности; — Пособие по беременности и родам и т.д. 2. В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. На основании п. 10 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, перед командировкой работнику выдается денежный аванс в сумме суточных, а также расходов на проезд и наем жилого помещения.

За не вовремя выплаченные суточные работодателя могут оштрафовать

• 1 Сроки выплаты заработной платы
• 2 Сроки выплаты отпускных
• 3 Сроки выплаты по больничным листам
• 4 Сроки выплаты премий
• 5 Сроки выплаты командировочных
• 6 Сроки выплаты зарплаты при увольнении
• 7 Ответственность за нарушение срока выплат

Сроки выплаты заработной платы Согласно статьи 136 Трудового кодекса РФ, заработную плату необходимо выплачивать не менее двух раз в месяц. Ряд депутатов предлагали внести изменения в ТК РФ, которые обязывали бы компании платить заработную плату еженедельно, но пока не нашли поддержки в Правительстве РФ.

Конкретные сроки выплаты заработной платы прописываются в коллективном договоре организации, а также в положении об оплате труда. Специалисты Минтруда России рекомендуют отказаться от указания периода выплаты зарплаты, а указывать четкие даты выплат.

О нарушении установленного срока выплат работникам

НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.
В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы - расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

• В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст.

Сроки выплаты заработной платы, премий, отпускных и других начислений

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке.

Внимание

В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении. Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

• оплата дней, проведенных в командировке;
• суточные;
• возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов.

Компенсация по командировки

Инфо

Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19). Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения.

Штрафные санкции за невыплату суточных

Важно

Трудовой кодекс не регламентирует, какие выплаты должны быть выплачены в окончательный расчет. Но на момент увольнения необходимо произвести следующие выплаты: – заработную плату за отработанное время; – компенсацию за неиспользованный отпуск; – выходное пособие (если положено, согласно Трудовому кодексу).

Остаются премии, но они могут быть выплачены позже, если нет возможности определить их размер в день увольнения сотрудника. Ответственность за нарушение срока выплат За задержку выплат заработной платы или других начислений сотруднику полагается компенсация в размере не менее 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки.

Руководитель организации, допустивший задержку выплаты заработной платы, может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с ч. 1 ст.

Командировочные не выдаются авансом, какие могут быть налоговые последствия

Поэтому есть несколько вариантов: – написать на первые три дня отпуск за свой счет, а с четвертого – оплачиваемый отпуск; – оформить на первые три дня отгулы в счет неиспользованного отпуска; – оформить начало отпуска (как и положено) только через три дня, но договориться с руководством и уйти в необходимый день, при этом выйти на три дня раньше положенного срока. Сроки выплаты по больничным листам Согласно ФЗ №255 от 29.12.2006, выплата пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам производится в течение 10 календарных дней, после поступления больничного листа в отдел кадров или бухгалтерию.
Выплата происходит в ближайшую заработную плату. Нужно отметить, что выплата по беременности и родам происходит до наступления родов и выплачивается в полном объеме.

Оплата служебных командировок и командировочные расходы

Если выплата заработной платы выпадает на выходной или праздничный день, то выплата переносится на предшествующий рабочий день. Нельзя переносить вперед, так как представители Минтруда посчитают такой перенос нарушением сроков выплаты заработной платы.

Некоторые сотрудники желают получать заработную плату один раз в месяц, даже наличие письменного заявления работника не освобождает от ответственности за нарушение сроков выплаты заработной платы. Единственный выход – ТК РФ не регламентирует размер аванса, поэтому для таких случаев можно прописать минимальный размер аванса в коллективном договоре или в положении об оплате труда.

Поэтому получив незначительный аванс (например, 1000 рублей), сотрудник получает большую часть один раз в месяц. Сроки выплаты отпускных Сумму отпускных сумм необходимо выплатить за три дня до начала отпуска.

*** С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы. Суточные При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168

ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».

Просрочили выплату командировочных

Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки. ! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст.

153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Бывают случаи, когда работник продолжительное время болеет (до нескольких месяцев), чтобы работник не остался без зарплаты, в мед.учреждении просят закрыть больничный в текущем месяце и выписать продолжение больничного листа. Закрытый первичный больничный лист оплачивается в ближайшую заработную плату. Выплаты пособий по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет выплачиваются в сроки по усмотрению работодателя, но обычно выплачиваются один раз в месяц – в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца. Выплаты за раннюю постановку на учет, а также единовременное пособие в связи с рождением ребенка выплачиваются по усмотрению работодателя: либо по заявлению в день обращения или в ближайшую выдачу заработной платы. Сроки выплаты премий Сроки выплаты премий регламентируют положение об оплате премий или приказ о премировании, коллективный договор.

Компания приняла решение не осуществлять выплату суточных, но при этом компенсировать расходы работника в командировке на основании представленных чеков на питание, общественный транспорт и тд,ограничив суммы отчетности по чекам до 2500 рублей в день. Какие риски будут у компании и насколько они высоки - в части невыплаты суточных (трудовая инспекция) и в части отнесения на расходы для налога на прибыль этих возмещений по чекам взамен суточных

штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить оплату проезда; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные); другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации. В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят суточные (в размере, установленном локальным актом организации), затраты на проезд и проживание в фактическом размере, при условии их экономической обоснованности, документального подтверждения и направленности на получение дохода. Затраты на питание в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Также следует отметить, что суточные относятся к категории иных обязательных выплат, предусмотренных для работников трудовым законодательством, за нарушение которого возможна уголовная и административная ответственность ответственность.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:*

• оплату проезда;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
• другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов (например, в зависимости от должности сотрудника) (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Размер суточных

В коммерческих организациях

Размер суточных для командированных сотрудников организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.*

Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки.

Сутки, которые включают в себя время отправления транспортного средства, являются первым днем командировки. Суточные за этот день выплатите в полном размере.

Счет гостиницы включает питание

Ситуация: полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания включена стоимость питания в ресторане*

Да, полагаются.

Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ , п. 11 Положения, утвержденного ). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку (например, командировочное удостоверение). Предоставление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362 .*

Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.

В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.*

Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет одним из следующих способов:
? не делать запись «стоимость питания включена»;
? при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Рекомендация: расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину. Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204 .*

Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимайте (п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51 . Если документально неподтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. и ПБУ 18/02).

Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг , оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:

• с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
• с дополнительным обслуживанием в номере;
• с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов по найму жилого помещения. Такой вывод следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения

ОСНО: налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.*

Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль страховой взнос, уплаченный командированным сотрудником при покупке проездного билета*

Да, можно, если стоимость страхования учтена в цене билета.*

Если сумма страхового взноса включается в стоимость билета и при его продаже взимается с пассажира, то стоимость страховки входит в состав расходов на проезд в командировку (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому организация вправе учесть ее при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Также пассажир может заключить договор добровольного личного страхования (п. 3 ст. 3 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1). В этом случае страховой полис оформляется отдельно и является приложением к проездному билету. Расходы на добровольное страхование пассажиров не предусмотрены. Поэтому в данном случае разъяснения Минфина России применимы.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

5. Справочники: Основные преступления, за которые директор ООО может быть привлечен к уголовной ответственности

6. Справочники: Основные правонарушения, за которые директор и ООО могут быть привлечены к административной ответственности